登記完了証と登記事項証明書の違い｜受け取った書類の確認・保管方法

図解で整理する確認の流れ

受け取った書類は、何を示すものかで分ける

登記が終わると、専門家から複数の書類をまとめて受け取ることがあります。最初に、手続きの完了を知らせる書類、現在の登記内容を示す書類、今後の登記で重要になる情報、調査・測量の成果物を分けます。書類の表紙だけで判断せず、対象の土地や建物と内容を確認してください。

例えば分筆と所有権の移転を続けて行った場合、表示に関する登記と権利に関する登記の書類が含まれることがあります。どの手続きについての書類かが分からなければ、依頼した専門家に一覧で説明してもらうと保管しやすくなります。

書類ごとに、確認する箇所が違う

すべての手続きで同じ書類が発行されるわけではありません。受け取っていない書類があるという理由だけで登記の不備を疑わず、今回の申請で交付されるものを確認してください。

登記識別情報は、書類の写真にも注意する

登記識別情報は英数字12桁の情報です。不動産や登記名義人ごとに扱う情報であり、書類の内容を問い合わせるつもりでも、コードが写った写真をそのまま送らないようにします。相談に必要な記載箇所と、見せる必要のない情報を先に確認してください。

法務局は登記識別情報を再発行できないことなどを案内しています。紛失したり、内容を知られた可能性があったりする場合は、今後の手続きや失効の申出について法務局・司法書士へ相談します。取扱いの詳細は法務局の登記識別情報に関するQ&Aで確認できます。

完了後は、依頼した変更が記録されたかを確かめる

依頼した内容と、完了後の登記の内容を照合します。分筆なら新しい地番と各土地の面積、建物の表題登記なら所在・家屋番号・種類・構造・床面積など、今回の手続きに関係する箇所を説明してもらいましょう。気になる表記があっても、手書きで証明書を直さず担当者へ問い合わせます。

続けて売買や融資を行う場合は、次の担当者が必要とする書類と受渡し時期を確認します。登記完了証を受け取ったことだけで、次の手続きに必要な資料がすべてそろったとは限りません。図面や確認書も引き渡す必要があるかを確認してください。

物件ごとの保管方法を決める

土地と建物を物件ごとにまとめ、書類名、取得・作成日、原本の場所を一覧にします。共有者がいる場合は、誰が原本を保管し、問い合わせの窓口になるかも決めておくと便利です。電子データを作る場合も、識別情報などを含むファイルの共有範囲には注意します。

説明用に、自宅の建て替えで旧建物の滅失登記と新建物の表題登記をした場合を考えます。旧建物と新建物の書類を一つの束に混ぜると、家屋番号や手続きの区別がつきにくくなります。それぞれに対象と手続き名を記録し、どの建物の登記が閉じられ、どの建物が新たに記録されたかを確認して保管します。

古い登記事項証明書は処分してよい？

現在の状態の確認には新しい情報が必要ですが、古い証明書が変更の経緯を確認する資料になることもあります。必要な保存期間や用途を確認し、重要な図面・確認書と一緒に不用意に処分しないようにしましょう。

コピーだけを専門家へ渡してよい？

相談の初期に写しで足りるものと、申請で原本が必要になるものがあります。書類名と用途を伝えて確認し、原本を預ける場合は、預けた書類と返却予定を控えてください。

図解で比べる確認ポイント

具体例で考える相談の進め方

相談前によくある疑問

完了証が一通あれば予定した登記は全部済んでいますか？

一つの申請の完了だけを示している場合があります。予定していた手続きと受け取った書類を照合し、残る手続きがないか担当者に確認してください。